办公管理 之 文档管理

——Greata充分满足了大型工程项目较为复杂的文档管理需求，项目参与各方可轻松地通过互联网实现文档管理协同化、集中化。

前言：

在项目文档的管理中，您是否遇过这样的混乱：

找遍办公室也找不到一份以前发出去的重要文件

不在办公室或施工现场时，无法及时处理紧急的项目文件

众多的项目文档分散在不同的位置、计算机和电邮中

您不用再手忙脚乱了，Greata帮您解决杂乱无章的文档状况！

我们的省心是：

在大型建设项目中，严格的文档管理程序是不容忽视的。

面对繁杂的办公文档，可以利用Greata系统来实现电子化文档管理，包括项目过程中产生的大量往来通讯和电子文件。

Greata除具备一般办公文档管理系统的功能外，更充分满足了大型工程项目较为复杂的文档管理需求。通过权限控制，系统可安全地开放给外部参与方，外部参与方也可共享项目文档，轻松地通过互联网实现文档管理协同化、集中化。因此Greata并非一般的文档管理软件。

Greata在「文档管理」中的五个轻松应对

1、文件与往来通讯的区别

在Greata系统中，往来通讯「智讯卡」是用来记录项目过程中跨组织跨单位之间的正式沟通。例如：项目中的日常收文、发文、联系单等。

而文件「智讯卡」的用途则更加广泛，它就像是一张目录卡，可以代表那些在Greata以外生成的、任何格式的文件，从而对它进行集中管理，控制修订版本。例如：一个项目现金流估算的Excel表、或开项目会议时使用的PPT等。

2、文档登记的子类模板

有些用户害怕在企业用系统来登记文档会难学和难操作，但在Greata中这两难就变得小菜一碟。

针对不同文档的类别，Greata超灵活的「智讯卡」可以配置多种合适的子类模板，视需要可灵活配置「智讯卡」显示字段，预设默认值，明确应发送和抄送对象，让文档登记工作更简单轻松。

3、文档编号管理

要管理好文档，就要先想好一套行之有效的文档命名规范体系，但之后能否落实执行才是真正考验。

Greata系统能帮助有效执行文档命名规范体系。

例如：在文件「智讯卡」中，可以选择“自动生成编号”和“自动生成标题”。系统便自动完成具唯一性的文档命名。而“重命名文件”功能，则可以将上传到Greata的外部文件名称与智讯卡的标题相统一，减少不一致造成的混乱。

4、文档视图列表

使用Greata的一个最大好处，是能让您快速找到所需的项目文档。

在Greata系统中，可以按照不同的筛选条件，设置多个视图列表。

例如：前期工作中和政府报批有关的文档目录可能由多页，则可利用栏目排序、栏目搜索等辅助功能，快速找到所需要的那份文档。

5、文件的审阅流程

在大量的项目文档中，有些文档的严肃性和正确性要求会比较高，在发报前需要经过审核。

在Greata系统中，可设定不同用户对文档的编制和查看权限，也支持灵活简单，像电子邮件般的文档流转协同，同时也可按特定路径来执行审阅。

小结：

Greata系统，更有效地提高项目文档资料的查找、操作和共享能力！

有了Greata的帮助，您会发现：

很容易就找到一份以前发出去的重要文件

不在办公室或施工现场时，可以远程处理紧急的项目文档

繁多的建设项目文档集中储存在一个系统中

所以，项目的文档管理工作变得更轻松！