办公管理 之 审阅过程

——Greata的评审过程针对涉及多个参与方的情形加以管理，解决了传统手工传递慢、不能同步审阅、跨地域审阅等问题。

在一项工程项目建设前和建设中，会生成大量的文件。诸如设计图、施工方案、工程材料清单以及进度计划等，这些图纸和文件都是直接或间接用于施工的资料，为避免差错和无谓的损失与纠纷，必然要经过项目多个相关负责人的审阅后才能正式被用于施工。

我们的创新是：

在图纸、提交单、文件及进度计划「智讯卡」中，Greata的评审过程针对涉及多个参与方的情形加以管理。有效地传递一份项目文件给需要的人，解决了传统手工传递慢、不能同步审阅、跨地域审阅等问题。

Greata对[审阅过程]的五个细致体现

1、主管联系人的设定，让Greata在「审阅过程」上的零遗漏：

当一份文档需要审阅，最常见的方法是由一方提交，另一方决定通过与否。

在一份Greata「智讯卡」审阅前，可灵活地选择合适主管联系人，授权这位主管联系人来负责这份文档的审阅过程，包括选择需要提供审阅意见的人，然后作出是否通过的决定。

2、审阅步骤设定：

当文档需要多个审阅者按不同的顺序进行审阅的时候，手工方式是否很麻烦呢？

在Greata系统中，审阅步骤的设定十分简易灵活。只要在审阅步骤输入数字，就可以保证各级审阅的有序传递。

例如：数字“1”就代表第一步、“2”代表第二步，两三个人可以同一个数字，代表他们同步审阅。一个审阅步骤结束后才会进入下一审阅步骤，第二步的人可以看到第一步审阅者的意见。

3、逆向计算：

Greata会根据各审阅步骤所需的审阅天数，利用智能化的“逆向计算”功能，自动计算各个审阅步骤的计划开始日期和计划完成日期，避免影响项目进度。同时，Greata还会自动记录审阅联系人实际开始和完成的日期，让主管联系人能够及时有效地掌控审阅状况。

4、自动发送电子智便条：

文档在审阅过程中，如何在适当时候发送通知，知会审阅者呢？

在Greata中，有相应权限的主管联系人激活设定好的审阅流程后，系统会自动发送电子智便条给第一审阅步骤的人，当第一步骤的最后一位审阅者在Greata完成批复意见，系统便会自动发送电子智便条给第二审阅步骤的审阅者。依次类推，直到最后一个审阅步骤的审阅者完成审阅后，Greata会自动送电子智便条，通知主管联系人。

5、审阅意见并结束审阅

Greata定义了各审阅人在完成审阅之前必须选择一个清晰明了的审阅建议（如接受、有条件接受或拒绝）。清楚了解审阅人的反馈意见，不但避免了模棱两可，还可再通过输入文字说明或者上载附件，提交详细意见。在各级审阅步骤进行过程中，主管联系人可随时查看审阅意见，或提前结束审阅。

小结：

Greata系统，帮助大型的工程项目有效地提高项目文档在审阅过程中的效率，降低项目延误的风险！

有了Greata的帮助，您会发现：

理清了各类项目文档所需要的不同审批步骤

要审批的文件通过系统来传递，不但可对文件全程跟踪，还提升了审批效率

在有需要时能查找到所有相关的审批记录

所以，项目的文档审阅工作变得更轻松！