办公管理 之 会议管理

——Greata的会议纪要「智讯卡」将大量会议上分配的工作事项用数据化来跟踪，加强项目团队对会议结果的承诺，提升会议的价值。

好的项目会议本身并不是沟通的终点。绝大多数工作要在会议之外完成。因此，要跟踪会议上所分配给团队成员的工作、分发准确的会议记录，并在下次会议上对照会议事项，检查工作结果。

我们的周全是：

针对复杂细致的会议管理逻辑，Greata的会议纪要「智讯卡」提供了很多有用的业务功能，将大量会议上分配的工作事项用数据化来跟踪，加强项目团队对会议结果的承诺，提升会议的价值。

Greata在「会议管理」中的五个细致表现

1、会议纪要的首页概要信息：

Greata会议纪要「智讯卡」简洁地展示有关会议关注的信息，自动统计会议中有多少尚未完成的事项，和未来得及讨论的事项等。

会议关注的信息包括：会议主题和日期；如果是属于例会，可查看例会的序号和总共开过多少次；这份会议纪要是否已发报等。

2、会议组的逻辑关系

大部份的项目会议都有延续性，包括最常见的例会和一些需要连续开几次的专题会。

在Greata系统中，可以按项目需要自定义不同的会议组，自动将未完成的会议任务带到新一次会议来继续跟踪，自动复制前一次会议的有用信息，包括：出席者和抄送者。

3、会议纪要的自动通知

会议的内容记录下来后一般需要出席者的确认，避免日后大家在理解上的分歧。

在Greata系统中，当会议纪要从草拟状态转到已发报时，系统可自动发送告示给会议各参与人及抄送人。方便大家查阅纪要内容，有效强化会议事项和任务的执行力。

4、会议事项的持续跟踪

经常听人说：细节决定成败。经验告诉我们，早在项目问题出现的几个月前甚至一年之前，可能已经有人在一些会议上给过提醒，并要求过一些具体的工作任务来预防问题的发生。就是因为忽略了这些不起眼的任务而最终影响了项目进度和费用。

在Greata中，容易发现并跟踪会议事项未完成的内容。防止因为忽略了不起眼的任务而最终影响了项目进度和费用的隐患，加强对项目问题发生的防范能力。

5、会议纪要的附件

Greata会议纪要「智讯卡」把和会议有关的文件、其它「智讯卡」以附件方式集合起来，方便查阅。

例如：在项目例会上土建承包商答应在会后提交基坑工程施工方案。除了如前所述用会议事项来跟踪外，当承包商真正完成了这任务，还可以将在Greata系统内创建的该方案的提交单「智讯卡」关联到会议纪要，持续跟踪该方案的审批情况，让会议记录更完备和更具价值。

小结：

Greata系统，加强项目团队对会议结果的承诺，提升会议的价值！

有了Greata的帮助，您会发现：

花在会议上的时间少了但效率显著提高了

会议确实能帮助解决问题

各与会者对会议上的讨论结果保持一致的理解

所以，项目的会议管理工作变得更轻松！