浅谈建设项目管理的信息化实践
宝智坚思（上海）管理咨询顾问：王羽
摘要：随着我国加入WTO，面对国内外的竞争压力，通过应用信息技术和科技手段提高企业竞争力，提高建设项目管理的效率，日渐成为趋势。
1、当代信息技术与建设项目管理的现状
随着网络全球化和市场全球化，信息化在各个业务领域成为势在必行的趋势。特别是建设项目管理全过程中，信息化能够大大降低项目建设过程中因受各种自然及人为因素而发生的施工范围、进度、质量和成本的影响。
信息化不是简单的应用网络，使用计算机软件。而应该体现在对大量信息进行采集、传输、处理和分析，项目管理和决策所需的信息能及时、准确、可靠地上传和下达，创造无障碍「沟通」环境。否则就不能说充分利用了信息技术、实现了信息化。
目前信息化在项目管理上存在以下认识误区：
- 应用范围较窄,一般应用专业化的如招投标、造价等方面的软件，均是以技术为驱动，没有全面考虑到业务为驱动的模式，对过程中的进度、质量、成本控制方面的应用较少, 项目管理仍然主要靠管理人员的经验和处理能力, 很不科学；
- 主要以应用单机版软件为主, 没有形成有效的应用集成，没有实现信息的共享和自动传递, 使软件应用形成信息孤岛；
- 软件开发选型雷同, 缺乏统筹规划, 开发资金不足, 而且多属低水平重复开发，软件的应用还未达到成熟的水平；
- 企业的信息化应用总想一步到位，没有认真的进行软件应用的前期调研和流程梳理等工作，也没有后续的系统培训；
- 在当今，信息化已经应用到很多领域，但还有很多企业对信息化的应用处于观望等待的态度，认识不强，还认为信息化可有可无。
2、建设项目管理中信息化技术的应用
项目管理信息化系统主要通过收集、存储及分析项目实施过程中的有关数据，辅助工程项目的管理人员和决策者实施规划决策和监督检查，其核心是对项目目标实施有效控制，即对范围、进度、成本、质量的规划和控制。所以建设项目管理信息系统的基本功能主要应该包括项目建设过程中产生的文档、图纸的管理、费用控制、进度控制及质量控制。
实践证明：上一套项目管理系统并不难，但选择一套适合自身、切实有用的信息系统却很难。运用信息技术管理建设项目的先决条件是应用以 Web为平台的项目信息管理系统。因为建设项目涉及多方参与单位，更涉及多个专业和参与人员，再加上历史的工作流程和文化惯性的障碍，这就更加需要企业能够选择满足自身的管理模式、组织架构、业务流程等方面的项目管理软件，并坚持实施与培训并重，以便有效提高企业的工程项目管理水平。
3、项目建设过程中的管理实践与信息化系统的应用
项目前期规划一旦批准，项目建设过程中的管理就变得至关重要。建设过程中的管理就项目管理而言属于战术问题，而就企业管理而言，又属于战略发展问题。发展战略是建筑企业成功的坚实基础，但不少企业常常失败在战术方面。所谓战术失败，就是建设过程中现场的问题没能得到及时、有效的解决，从而使相关问题层出不穷，并导致战略上的失败。
所以好的信息化项目管理软件是需要从企业的战略目标高度出发，立足于建设项目的全过程，将科学的、有效的管理，通过信息技术的革新，带动建设项目管理的进一步优化，形成一个由总体到细节，包括各个方面、各种职能的严密的、多维的控制体系，更有效地保证项目范围、进度和成本等重要目标的轻松实现。即能够使企业管理层的目标和项目管理层的目标均得到充分的满足。
对企业的管理层而言，项目管理所出现的矛盾和冲突大部分来源于责任部门的权责规定不清晰，部门间存在着利益冲突，以及过于繁琐的表单记录等多方面因素。为了解决以上问题，企业可以考虑从企业和项目管理的流程分析和改善的角度出发，以流程化的体系管理，实实在在的帮助企业做好项目筹划、设计、招投标、施工和竣工验收整个项目生命周期的工作。
如何在建设过程方面运用信息化系统解决实际业务中遇到的问题，以下笔者将结合一款完全BS架构的全流程化的优秀的项目管理软件Greata，来介绍在建设项目管理过程中如何应用信息化来提高项目管理效率。
3.1 信息化系统在建设过程中文档管理方面的应用
众所周知，一个大型项目所涉及到的文档和信息是非常庞大的，如何将这些文档和信息进行存储和共享，是一个非常重要的问题。以前的文档管理过程中，我们总会遇到这样或那样的问题，比如：找遍办公室也找不到一份以前发出去的重要文件；不在办公室或施工现场时，无法及时处理紧急的项目文件；众多的项目文档分散在不同的位置、计算机和电邮中，凌乱不堪等等。
如何解决上面所遇到的种种难题？一个优秀的信息化系统在文档的管理方面需要具备什么功能呢？结合实践应用，笔者认为应该具备以下功能：
●需要对登入系统的人有一个待办事项的提醒功能，让进入系统操作的人员知道自己需要处理的事项有哪些，哪些需要审核处理、哪些需要参考。
图例一：Greata的初始用户界面展示
●可将大量文档按类型细分成不同视图名称，列表展示，并且运用系统提供的针对视图的栏目排序、栏目搜索等辅助工具进行关键字快速查询，便于相关人员能够在众多的文档信息中准确的查找需要的文件，节省大量的时间。
图例二：Greata文件搜索功能展示
●应该具备处理项目部内部、内部与外部公司沟通文档的共享功能。也就是说外部单位运用信息化系统将自己需要上报的文档和资料提交到网络系统中，便于项目部进行审批和参考，项目部通过系统可以进行回复，从而达到信息的顺畅沟通。
●系统通过对各参与单位的权限控制让各参与方可以共享项目文档，通过互联网实现项目文档管理的协同化和集中化。
3.2、统在建设过程中图纸管理方面的应用
有项目管理经验的朋友都深有体会，一个大型项目所涉及的图纸通常是堆积如山，图纸的版本众多，最后自己也搞不清楚应该用哪一个版本进行施工；或者要对图纸进行变更，通常会通知所有涉及的单位共同召开会议，用大量时间进行探讨，若哪一家临时有事不能参加，还要向后拖延。再则，如果发出的变更图纸没有及时发送到相关施工单位，就会造成工程的返工，浪费大量时间和成本，影响了项目的工期等等。
如何能很好的杜绝了上述种种现象的发生？就需要信息系统具备以下功能：
●图纸管理中，首先应具备灵活的图纸展示功能，既能展示原始文件（通常为CAD文件），也能展示非CAD格式的其他通用格式，譬如PDF、GIF等，以方便未安装专业CAD程序的项目相关人员进行查看查看。
●系统中需要有一张图纸的多个版本的自动关联功能，这样可以使图纸的基本信息和版本信息变得一目了然，解决了长期以来图纸版本混乱的问题。
图例三：Greata在版本自动关联功能展示
●在发生图纸的变更的时候，为避免浪费大量的时间进行会议的召开和讨论，好的信息系统需要具有灵活定义审阅步骤，即能进行并行或串行的设置审阅过程，让相关项目成员井然有序的在系统中提供反馈意见，提高审批效率。
●系统应具备对多张图纸一起进行高效、快速的呈批和分发功能，可以智能的选择图纸的最新版本和图纸的发送方，即可以通过系统自动找出以前曾经接收过旧版本的人，保证能够将修改后的图纸信息能够及时准确的传送给受影响的施工单位，从根本上解决因图纸发送不及时以及发送版本错误而产生的返工现象，节约项目成本。
图例四：Greata在图纸分发方面的智能统计功能展示
3.3、信息化系统在建设过程中费用管理方面的应用
在以往的项目管理过程中，对费用控制方面，往往需要投入大量的人力和物力，施工到一定阶段就需要由成本工程师对项目当前进度需要支付的款项进行大量的核算，通过Excel表单、固定报表的形式提交给项目经理，供其对施工单位提交上来的期中付款表的审批做参考。如果发生人为的一点小小的错误，可能只是一个数值的改变，都会对项目的费用产生重大的影响，如何杜绝这种人为因素的发生，如何让我们更好的对项目的资金进行把控？
针对复杂细致的项目成本管理业务逻辑，好的信息化系统需要制定了一套非常严谨的管理措施，并且具备以下功能：
●系统需要做到非常严谨的权限控制。如：何人有权限批准合同，何人有权限看到合同额的数据信息，何人有权限释放一定金额的支付等功能（即金额的审批权限），系统应该做到权责分明。
●能够展现合同、变更、支付之间复杂细致的逻辑关系。如：合同在“草拟状态”不能创建变更和支付；若想删除合同或变更，系统会自动检查是否已经付款，如果有，用户需要先清理合同相关的支付等等，进而确保业务逻辑的合理性。
●系统需要通过将合同、变更、支付在一个页面的有效关联，以及电子签名功能，来提高付款的审批效率。
图例五：Greata在合同、变更、支付相关联的功能展示
●对于合同相关的数据系统需要具有自动计算功能，并能将合同的重要财务数据实时动态的显示出来。如：该合同的原来金额是多少，已批准的变更总额是多少，到当前时间合同已支付款额是多少，还有多少款项没有支付，该合同的保留金是多少等信息，不需要人为计算，进而从根源杜绝了错误数据的产生。
●针对于实际业务中发生的合同（变更）还未走完签订流程，就要付款的情况，需要系统有一个暂付设置功能，并且能够对暂付的最高百分比或者金额有所控制。
●系统需要有针对于合同计价方式的逻辑控制，如“固定价”和“开口价”合同，“固定价”合同指控制付款的金额不得超过合同金额；“开口价”合同指付款金额可以超过合同金额，适用于单价合同或成本加酬金合同。系统可以按选定的计价方式自动控制合同的付款。
●好的信息系统还需要有可以将预算和合同支出进行对应比照的报表分析功能，并可以将合同支付情况和进度作业数据做集中对比，提高对项目进度和费用的综合控制能力。
图例六：Greata成本控制报表的展示
3.4、信息化系统在建设过程中的进度管理方面的应用
要管理好工程项目工期， 就需要项目管理信息系统从以下5个方面着手进行管控：
●在企业总控方面：在系统中配置集中预设好的企业标准计划模板，作为编制个别项目进度计划的起步点；建立集中的企业「人、机、物」资源库，为实现企业进度管理的标准化创造了基本条件。
●在计划编制方面：基于网络平台的进度计划编制，多人共同合作参与进度计划的编制工作；让同一项目中不同的计划能有机地集成起来，形成层次分明、互有关联的计划组合。
●在计划审批方面：在系统中高效率地进行计划调整、版本更新、重新确认、再次发布等不断循环的流程；很容易知道哪一个才是确认过的计划版本，确保承包商按照批准的工期基准来进行跟踪。
●在计划跟踪方面：建立监测、分析、调整、反馈的信息管理措施；通过定期设置好的 “进度报告”，能够轻松推动各参建单位按信息系统要求落实进度跟踪，解决上层总体计划与底层执行实施计划相互脱节的问题。
● 在计划控制方面：通过系统中强大的报表分析可监视各层计划，包括从总体计划到单项施工计划，并可监视各计划中里程碑的完成状况；通过系统提供的形象进度报表，简明扼要地展示每个项目工点的形象进度，包括计划完成百分比、实际完成工作百分比、计划与实际完成的进度差异等。
图例七：Greata进度控制——里程碑警示灯的展示
图例八：Greata进度计划一览表的展示
好的信息系统通过对上述5大功能的运用实现了对进度管理方面的管控，使进度管理在科学、完整的工期管理流程制度、动态细致的计划与控制、主动式的沟通方法和措施下，实现计划编制自上而下逐层细分，计划跟踪自下而上逐层综合，通过平衡范围、成本和质量等因素上更有序地赶工期，遇到滞后风险也有章可循、有据可依。
3.5、信息化系统在建设过程中的质量方面的应用
质量是工程的生命，在一项工程中我们最重视的就是施工的质量，它是贯穿整个项目的周期的。而唯有质量才能直接的、长久的影响大家对项目的评价。我们总是打出“百年大计，质量第一”、“打造精品工程”等口号，但如何控制工程的质量确是一项非常困难的工作。如何运用信息化系统在质量方面进行很好的把控呢？在质量管理方面系统应该具备什么有效的功能呢？
笔者认为应该从以下几个方面进行：
首先，要想管理好工程的质量，保证质量目标，不能仅仅依赖于加强施工现场的监督和检查，必需有一套完善的管理措施，即一套完善的建设项目管理信息平台，帮助实现项目的质量管理。
其次，完善的质量管理，应该在信息系统中制定出一套详细的质量管理计划，制定质量管理的相关标准。系统需要对施工的材料质量，工艺和性能标准，施工安全和环保的标准的控制，使各类与质量管理体系相关的有效文件明确下来，包括：质量手册、程序文件、作业指导书、专项作业指导书、各式表单、各种技术规范及相关法规、来自承包商或客户的重要文件、政府机构来文，达到对各类质量文件记录进行控制。经过多层严格审核的流程，有效落实各种质量保证程序。
再次，将现场沟通会议纪要的内容记录在系统中，如会议事项、会议负责人等，在建立下次会议中系统会将上次会议的未完成事项自动带入新的会议，进行事项的跟踪。提高会议的效能，做到能真正落实质安环事宜。工程质量验收中发现需整改的问题，逐项记录它的内容、工程部位、计划完成整改日期、整改情况等，对每项质量缺陷或安全隐患持续跟踪，直至整改销项被确认。通过系统自动生成的即时报表跟踪从设计到施工过程中各种交付成果的验收情况，统计承包商尚存的整改问题数量、不合格及返修次数、销缺所要花的时间等，能够跟踪和评定承包商的绩效。更可集中查看质安环会议上确定的整改事项是否完成，让领导层看到下面的项目成员负责事项的完成情况。通过上述的功能，轻松实现对施工现场质量的全面管理，达到了项目的质量目标。
图例九：Greata的会议事项跟踪展示
通过信息系统的推广应用，不但提升了企业的整体形象，提高了工作效率、技术水平和安全水平，使企业的整体竞争力得到提升，同时，也使得企业的生产成本和工作强度有所下降，工程质量得到保障。
4、结束语
我国加入WTO后，信息系统的应用面越来越广，影响着各行各业。在项目管理的方面要求企业能够从观念和程序方面均按国际惯例进行管理模式的改进，理顺关系，提高效率，以项目的集约经营确保企业的竞争实力。而更重要的是通过对信息化系统的应用，使得我们的项目管理更加规范高效。相信，只要积极推进工程项目管理信息集成化建设，不断改进建设过程中的管理，就一定能够在今后10年甚至更短的时间内，使我们的企业面向国际，走向世界。
宝智坚思--工程项目管理软件专家