Greata在建设工程招投标管理中的应用

宝智坚思管理咨询（上海）有限公司　　咨询顾问 苏楠

摘要：在建设工程中，招投标管理是项目管理中非常重要的一环。投资建设方通过有序、规范的招标采购，可以为投标人提供相对公正、公平的竞争环境，有利于打破地域封锁与行业垄断，实现优胜劣汰，进而选择合适的承建及供应单位，以节省采购资金，降低投资成本和投资风险。本文简要分析了招标管理工作的特点，引入了流程化管理理念，让每个招标工作步骤成为流水线上的一个环节，全部的招投标工作按照既定的流程依次进行。在招投标管理中借助于项目管理信息化系统——Greata以实现招标管理的规范化与有效化。

关键字： 招投标管理 项目管理信息化系统 流程化管理 Greata

招标投标是工程建设过程中依据《建筑法》、《招标投标法》等一系列法律法规进行的一种市场交易活动，其根本目的在于保证招投标过程中的公开、公平、公正，以净化建筑市场环境，遏制建设领域腐败。招投标以组织化、固定化和规范化的操作程序保证市场在价值规律作用下有效地调节供需关系，影响并指导产业结构、技术结构的调整，从而间接地影响宏观经济政策；另一方面，通过价格机制，使市场核心功能发挥作用而达到合理的资源配置，调节社会资源的流向。

招投标管理中的信息化流程管理

招投标“流程化管理”理念

引入流程化管理理念，借助于信息化管理系统就可以在招投标管理中实行流程化管理的目的。在充分借鉴工业企业流程化生产管理理念的基础上，借助与信息化管理系统可以在招标管理中形成一条管理流水线。这条管理流水线打破了传统意义上以“管理人”为对象的管理模式，而转向“管理流程”的管理模式上来。另外，在实践过程中，可以把招投标管理中的各项管理制度和管理创新成果及时整合到管理流水线上来，使所有参与其中的角色均按照预定的流程来进行有序地工作。这其中，每个招标工作步骤都是流水线上的一个环节，要想完成全部的招投标工作就必须按照既定的流程依次进行下去。特别值得说明的一点是，这条“流水线”上的各个流程给所有参与其中的人员提供了良好的施展个人才能的空间，以尽量发挥每个个体在这一流水线上的独特价值，最终实现提高整体工作效率和管理水平的目的。

招投标的业务流程特点

招投标管理是一个复杂的系统工程，且政策性、程序性非常强，涉及到招标方、投标方、招标代理、技术专家、招标监督管理等多个部门。若管理中存在一系列不规范性，将有可能会造成建设项目标准降低、项目目标改变、建设资源浪费、项目未达到预期建设效果的现象出现。建立招投标管理体制，实行流程化管理是解决这一问题的有效方法之一。规范招标人招投标管理行为的成败直接关系到工程建设的投资、质量、安全等工程建设成果。

根据招投标工作的业务流程特性，一般有几个重点：确定招标项目，组织单位编制招标计划，为项目招标作好准备，发出招标公告，预审投标单位资格，发布及评审招投标文件，专家评标，发布中标单位，最后完成招标，这其中的各个环节环环相扣。为了及时、准确和完整地处理项目信息，单靠人工处理有时显得力不从心，因此项目管理人员一般都借助于计算机来辅助建设项目的管理。

项目管理信息化系统——Greata

随着互联网、多媒体数据库及电子商务等以计算机和通讯技术为核心的现代科技的迅猛发展，给现代项目管理提供了先进的实现方式和手段。项目管理信息化系统就是利用先进的信息技术建立一套工程信息管理系统，并通过这一系统对项目全过程的介质信息资源进行有效、有序、有组织地管理，最终实现对项目的跟踪管理和宏观调控，而这也是项目管理现代化的一种有效解决方案。

在建设工程领域，专业进行项目管理信息化的软件系统(如图1所示)——Greata具有以下五个方面的优势：

• （1）完整的功能：可以轻松实现将项目的范围、工期、成本和质量集中在同一个系统中管理；
• （2）灵活的流程：可以将各个项目管理流程不再仅是流于表面，走走过场，轻松实现明确化、标准化和自动化；
• （3）强大的报表：可以及时、快速的对企业内各个项目的项目全局有足够的洞察力；
• （4）易用的界面：即使是平时很少用电脑的用户，也可轻松上手，大大降低系统培训要花的精神和时间；
• （5）卓越的架构：开放性、兼容性更高的系统架构，使它更容易和办公、财务等其它企业管理系统轻松集成。

Greata划分『集团层级』和『项目层级』工作区，以合同管理为主线，以各种类型“『智讯卡』”承载庞大的项目信息构筑成面，以各种报表、仪表盘为反馈点，同时基于角色的用户权限控制，以此来管理项目范围，控制成本、质量和工期。下文将浅析Greata在建设工程招投标管理中的应用。

Greata在招投标管理中的具体应用方式

依据招标管理工作的特点，Greata系统通过明确招投标管理的业务流程，协助对招标管理流程再造、招标项目确定、招标文件确定和发布、邀标投标单位管理、资格预审、现场踏勘、招标文件答疑、评标过程的管理及与系统的对接模式等方面进行规范、有效的管理。

Greata协助进行招投标管理流程再造

针对招标管理工作思路，通过调研各行政职能部门、建设企业、投标单位、相关咨询部门等在招投标工作中的角色作用，制定招投标管理的业务流程（如图2所示），设定与各步骤相符的流程体系，并梳理完善的组织结构、人员配置、岗位职责、业务与管理规范等，形成招投标管理系统的流程再造。将这种梳理过的流程系统固化在Greata系统中，引入工作流和网页个人工作平台，合理划分人员和岗位角色的功能权限和数据权限，达到流程化运作和管理的目的，为各项工作提供高质量的信息产品，提高决策科学性。

图2 招投标管理工作流程

Greata协助进行招标计划的管理

建设项目的招标不是一蹴而就的，一个建设工程设计、勘察、施工、材料设备供应等不同标段的招投标工作不会、也不可能同时进行，一个项目常有几十个甚至几十个标段，所以需要对项目的招标内容制定详细的规划。而在一个标段的招标过程中计划又往往受到多重因素的制约，如企业各级经理人时间的制约，专家时间的制约，投标单位数量的制约，政治因素的制约，以及招投标过程中的许多基础性评估标准和准则的制约，这些都时刻影响招投标过程的按时推进。

Greata系统中进度计划模块，通过设定不同的『子类』编制不同层级的计划进行跟踪。如将项目的招标规划设计为二级计划，基于『企业计划模版』创建不同项目的招标规划，并设定相应的“里程碑”节点，通过红绿灯预警信息判定此项招标启动及完成情况。而通过在『状态报告』设定提醒事项的频率，自动进行工作提醒。

创建『可交付结果关联』，查找并及时规避可能形成延时的因素。如将某个设计计划中招标图纸设计完成时间与招标计划中发布招标文件时间相关联进行跟踪，在可交付结果页面及时了解与之影响事件的完成情况。

Greata把每一个进度计划的数据、所有的业务逻辑关系都保存在数据库内，并同时提供灵活的分析工具让用户构建不同的分析报表，从不同角度去分析项目进度。做好工程项目的合同招标规划及各个标段的招标计划，用进度控制管理招标项目的进程，从而实现对项目招标工作进行监控，及时了解工作进展。

Greata中对确定及发布招标文件的管理

科学、合理、严谨的招标文件是招标成功的关键，招标文件的编制质量是招标工作成功的关键。一份理想的招标文件是一本严谨的具有法律效力的文件。招标文件作为招投标过程乃至于工程项目实施全过程的纲领性文件，是整个工程项目造价控制的关键。招标文件一般包括投标邀请投标人须知，合同条款（包括通用条款、专用条款），合同协议书格式，技术规范，工程量清单，图纸，附件（包括投标书、投标文件格式、投标保函格式、履约保函格式）。 同时，根据《评标委员会和评标办法暂行规定》，招标文件中必须载明详细的评标办法，明确地阐明评标和定标的具体和详细的程序、方法、标准等。 由此，招标文件的内容需招标代理、设计院、工程技术部门、财务人员、等各业务、职能部门的综合协同完成。

Greata通过『预配置』或『随需式』工作流配置，对不同类型『智讯卡』配制成适合招投标业务流程的子类工作流计划。通过不同的业务模块完成招标文件的编制及发布。由于每个工程的特殊性，招标工作不止单纯地按程序地进行操作，还应该独立地编制招标文件。运用办公模块的“提交单”『智讯卡』编制及审批各业务部门招标文件文本（合同条款、技术文件等），特别是招标文件技术部分的编制主要依靠特定的技术专家；由设计部门人员用“图纸”『智讯卡』完成招标图纸设计，用“图纸发送单”『智讯卡』发送招标图纸给相应的投标单位，用“文件”『智讯卡』完成相应评标办法及相应职能部门的综合审批，用合同商务模块进行招标的造价控制，用“往来通讯”『智讯卡』完成招标文件对投标单位的发送记录等。Greata『工作流计划』及『活动日志』页面会提示或实时反映每个岗位角色对『智讯卡』的动作，形成活动档案。

Greata对投标报名及投标单位的信息管理

工程建设项目具有特殊性同时又具有相通性。一般采用国家统一的设计、施工、验收规范，统一的工程计价体系的招标标段，有能力参加投标的承包商成百上千，而对某一特定性能质量要求的机电设备的招标，能够参加投标的生产厂家往往只有几家。建设单位要从海量的单位信息中选择对应标段合适的承包商或者供应商，需要对投标单位信息收集和记录，分门别类。 Greata中“通讯录”分企业、外部单位、业务单位三种类型，在项目一开始就管理和登记这些单位信息。将统计的每个投标单位记录成一张外部单位『智讯卡』，并在相应页面记录投标历史记录企业资质、报价历史、合同历史等，并对相关资质、档案资料作为附件上传至『智讯卡』中，包括企业资金（包括企业自由资金和第三方担保资金）为主要考核标准（即施工的支付和赔付能力）作为资格预审的依据。在需要查找特定专业或资质条件的单位通知其参加投标时，通过创建个性化视图对系统中投标单位进行分类，简单易行。

Greata管理招标过程的管理

资格预审、现场踏勘、招标文件答疑、评标结果等一系列招标过程中的活动需要招标方、投标方、招标代理、技术专家、招标监督管理共同参加，这部分活动具有信息反馈的快速性、资料保密性、数据来源广泛性等特点。（如图3所示）

Greata为了更方便用户去查找信息，系统还添加了“归档”功能，把需要归档的文档标注归档并按照档案局分类方法放好。

如投标方集中进行现场踏勘，根据现场情况更好进行不平衡报价的策略；对招标文件的粗糙、不够详细的内容进行答疑，避免各投标人的报价较混乱，缺少了公平竞争的条件，避免对招标结果质疑、投诉增多的情况；在正式确定中标者前，建设方对得分最高的一、二家中标候选人的标函进行质询，意在对投标函中有意无意的不明确处、遗漏项、错项和其他对招标文件有关要求规避行为进行剖析及质询，以确保各方的利益都不受损害等；工程量清单作为投标计价的依据，是整个项目造价控制的核心内容，但无论专业技能多精干的造价师也不可能做出完美的工作量清单，需要建立纠错机制来避免因清单的错漏形成造价失控。

以上活动，有些通过例行会议进行沟通并跟踪执行，有些需要通过传真、信函作为合同执行或工程款结算依据等。而通过Greata系统中的会议纪要模块，记录并创建不同版本的会议纪要，自动跟踪哪些会议事项未完成，负责人是谁、完成限期是什么时候、已拖延了多久等。并在Greata系统内通过关联不同类型的『智讯卡』，如技术方案，答疑、回复文件等，进行持续跟踪。打破机构分割界限，建立统一的协同平台，及时沟通。

图3 Greata对招标过程的协同管理

招标中Greata与其他系统对接，形成统一资源

随着政务信息化及市场信息的开放，招标公告一般都发布在特定的网络信息平台上。建设单位通过定期发布拟建项目及入围标准，来减少因信息不对称造成一些有所谓信息和关系的人以此牟利。

Greata采用开放式数据库，通过调研了解具体的集成需求，从而实现与企业其他系统对接。由于电子政务所依赖的互联网平台本身具有开放性的特点，公司/集团内部各个办公系统（ERP）之间的系统整合正是未来的趋势。信息化平台提供的接口是双向的。Greata基于Web Service的数据集成作为一种新的面向函数和方法的应用集成技术，在很大程度上解决了原有集成技术在Internet远程通信方面的问题。Web Service基于XML文档进行服务描述，服务请求和反馈结果，可以在Internet上通过HTTP协议进行传递，很容易的被访问和返回结果。

Greata办公模块中文件管理，选用“招标公告”子类，由招标代理完成招标公告草稿编制后，通过『智讯卡』的“评审过程”进行企业内部审批，完成后发布到公共信息网上实行公开招标。工程量清单作为投标计价的依据，是整个项目造价控制的核心内容。无论是应用计算机建立投标报价系统，实现快速、准确报价，以适应日益激烈市场竞争的需要；Greata对接招标投标管理机构应用的工程造价专业软件，获取建立工程项目信息、主要材料价格信息、工程造价信息、投标单位信息、政策法规信息、评标专家网信息等数据库，以及投标企业已完工程质量安全信誉等数据资料，为招标投标监督管理提供可靠依据，提高管理的科学性和权威性。（如图4所示）

图4 Greata 与其它系统数据对接

结语

招投标管理从职能化管理向流程化管理转变的过程是个复杂的系统工程，涉及到招投标管理的方方面面，需要以创新、开放、合作、共赢的心态，改变旧的行为模式来适应新的流程化管理方式。Greata作为工程项目管理软件专家，在招投标管理中通过分角色控制权限，分模块管理业务，分子类管理工作流程的方式，运用信息技术的优势，利用计算机网络使参与招投标管理工作的各方责任明确化，使招投标管理工作决策科学化，管理信息化，以适应时代发展，不断规范、创新。

宝智坚思--工程项目管理软件专家